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闲扯SP业务方案的撰写上

发布时间:2021-01-22 06:45:24 阅读: 来源:快装活动房厂家

按现在的环境,SP比较关心的是业务如何推广、业务如何转型。对于业务如何推广的问题,前段时间俺我弄了一篇文章,暂时也憋不出什么新东东了。至于业务如何转型,俺写了一半,结果头疼了好多天也想不出更好的办法。所以就想换换口味,放松放松心情,就来闲扯一把如何撰写SP的业务申报方案吧。 说起写方案,恐怕是很多人心中的疼。要么是无从下手,要么是就是茶壶里煮饺子——倒不出来。其实问题也不大,写方案嘛,看起来好象比较难,说穿了其实一钱不值——就那几个小窍门而已。 方案是写给别人看的、或者是写给别人用的。所以一篇合格的方案,其根本就是投其所好。看的人喜欢啥,你就写啥;看的人希望得到一个什么结论,你就朝这个结论去分析、去发挥。(当然,如果你是写论文的话,那就另说。)如果认为方案的结论实在是大违本意,那么,请先与看方案的人协商妥当然后再下笔。否则,写出来的方案,要么会被毙掉,要么就是写起来郁闷无比。 (一)文档的排版 先扯一把题外话——文档的排版。千万千万别小瞧这个问题,或者不把这个问题当回事。方案应该让别人看得舒服。但说句得罪一大片人的话:SP人写的方案,十有八九排版不合格。不服气?那俺就问两个问题: 第一、方案在CRT显示器、在液晶显示器是否显示效果都一样? 第二、方案是否可以同时适用于黑色喷墨打印、彩色喷墨打印和激光打印? 举个相当常见的例子: SP的业务申报材料往往要制作PPT文档。为了体现PPT的美观和醒目,很多人都采用了深底色(比如蓝底白字)。屏幕看起来确实很好看,但一旦要打印就死定了: (1)如果用黑白打印,那么所有的页面都是黑乎乎的。如果忽略底色,那打印效果就经常是一片空白。 (2)如果用彩色打印,那么恭喜你的墨水供应商,因为打印不了几页就得换墨水。呵,败家子哟。 与上述PPT文档类似的是文档中的插图(比如业务流程图、业务模型结构图),为了表现美观,很多人也采用了彩色设计。屏幕看起来确实很爽,但一旦要打印,就经常出现类同上述PPT文档那样——要么是黑乎乎的一片,要么是特别浪费墨水。 更要命的是,对于文档中的图形,很多人是相当相当的偷懒——用photoshop、windows附带的画图软件或者其它绘图软件设计好之后,就直接复制粘贴到word的文档中去。老天!如果这样的操作,有没有想到文档的大小会增大多少倍?很多业务申报文档因为有了这样直接粘贴的图形,结果文档的大小动不动就好几兆!结果运营商是邮件收得七窍生烟! Word、Excel、Visio、PowerPoint是文档写作人员必须会用的软件。但对于Visio,有不少人嫌用起来太麻烦,因而就常常用Word里面自带的图形元素来直接画图形或者画流程图。这种办法能相当有效地降低文档的大小,而且用起来也简单方便。但是,不同版本的word、不同象素的显示器,看起来的效果是不一样的!如果word的版本不同,打印起来就有可能是断断续续。甚至,文档一旦被修改,多了一行或少了一行字,或者行距有了改变,那么,用word设计的图形就有可能被分成两截,甚至有些部分会到跑到了页眉页脚的位置。郁闷啊。 至于文档标题、正文应该使用什么样的字体、字号,更是五花八门。俺曾从SP论坛上下载过一些文档,但发现有些居然用三号字或小三号字来排版正文,晕! 懒得再提这样那样的问题了,还是说排版罢,一项一项地来说吧。 1、正文 正文可以用四号字和五号字,但建议用宋体。如果用仿宋或楷体,屏幕显示就有点难看了。正文用宋体是最保险的,你可以不喜欢,但不会致于难受。 每次见到用仿宋和楷体的方案,俺总是不由自主地想起政府人大会议的文件。在印象中,政府会议的文件材料好象一般都是使用仿宋或楷体。从这个角度,还是用宋体为妙。 正文用四号字还是五号字,是有讲究的。Word默认的是每页44行字、单倍行距。如果正文用四号字,则无须改变每页的行数,直接设置1.5倍行距即可。这是标准格式的设置。 但如果正文用五号字,那就不能使用1.5倍行距了,因为这样会让行距显得太大。俺的设置习惯是用单倍行距,每页由默认的44行改为36-38行。这种行距无论是显示还是打印,都显得比较自然。 2、标题 标题主要有章标题、节标题和段标题三种。例如: 1、章标题 1.1 节标题 (1)段标题 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx(正文内容) 一般地说,章标题用“标题1”、节标题用依次用“标题2”、“标题3”等等。这些都是中规中距的用法,使用起来不致于让人反感。 至于段标题,排版则可以多种多样: (1)最标准的用法是黑体小四号(不加粗)。黑体小四号字无论是显示还是打印,都是相当自然的,但一旦加粗了,屏幕显示就极为难看。 (2)如果用黑体五号字作为段标题,则应该要加粗。黑体加粗的5号字,激光打印相当顺眼,但屏幕显示却歪歪扭扭。微软的字库在此方面真够差劲的。 (3)段标题的字体、字号与正文一致,但段标题进行了加粗。从屏幕上可以非常明显区分出标题与正文,看起来很舒服。但打印起来就未必了。不同的机型可能有不同的效果。以前我试过,用喷墨打印可以区分出来加粗的宋体和不加粗的宋体,但激光打印却无法区分。 如果不愿意使用“标题1、标题2、标题3”之类的对标题进行排版,那么就可以视个人风格选用各种字体字号。比如用黑体2号字来排版章标题,用黑体3号字来排版节标题。如此之类,等等。 但使用标题排版的时候,有些事宜需要注意: (1)字号大小不限,只要你认为顺眼即可。 (2)字体建议在黑体、楷体、细黑这三种字体中进行选择,不要使用隶书、行书之类的字体。这是建议,我个人是觉得行书作标题显得浮、隶书显得有点怪。 有时候我也喜欢玩点花样,标题除了排版之外,我也加点颜色。考虑到文档可能用黑白打印,可能用彩色打印,因此在颜色选择上,比较适宜的是深蓝色。红色的也可以黑白打印,而且效果还很别致呢。 3、图形 业务方案能够图文并茂当然是好事。但图形却是造成文档大小骤然增大的头号选手。因此,Word里面的文档最好经过转换,采用插入的方式而不是采用粘贴的方式。 SP业务申报方案离不开流程图和系统结构图。这方面最好的工具是visio。如果不会使用,建议花点时间研究研究。 微软的office现在使用的主要有三种版本,office2000、office2002、office2003。三种版本的Word、Excel、PowerPoint文档都可以通用,但Visio2003的文档在Visio2002上却没法打开。因此,使用Visio2003设计出来的流程文件,在传送给别人时应该转换成Visio2002版本。发给运营商时尤其要注意这一点。 我个人是喜欢使用office2002,反正什么版本的都可以打开2002版的文档。 SP业务申报方案中的流程图和系统结构图,建议使用visio来设计,因为美观、方便修改。若非万不得已,或者功力未够,尽量不要使用word自带的图形元素来进行设计。 使用Visio设计流程图时,可以使用彩色文字和彩色线条。但要注意尽量用深色字体,以便黑白打印时可以清楚打印出来。 使用Visio设计流程图,文字使用宋体加粗五号字即可。当需要使用大于五号字时,要考虑插入word文档里面的效果。 使用Visio设计系统结构图时,可以使用彩色图形和彩色方块。但一定要考虑黑白打印的效果。关于这一点,有时候俺特别恼火技术部门。彩色图案用了一大堆,看起来靓是靓了,但却没法黑白打印。当半夜赶方案、而技术部门已下班的时候,俺只能是一边咒骂技术人员,一边无奈地自己重画一遍。 Visio内置的图案是有大有小的。很多技术人员贪方便,绘制系统结构图只图漂亮和顺利,却没去想插入word文档时会不会骤然倍增文件的大小。如果碰到这样死脾气的技术设计人员,写方案的要么是叫苦连天,要么只能自行修改。 把大图形换成小图形有两种办法,一种是photoshop,另一种是Acdsee。我是喜欢用photoshop,通过它把图形换成gif或jpg文件,然后插入到word的文档里面。这样的做法既可以保持图形的效果,又可以大大减少word文件的大小。 4、表格 SP业务申报文档里面使用的表格主要来源有两个:一是使用word的内置表格进行绘制,二是引自于Excel。 使用表格里,要注意两点: (1)如果正文使用宋体小四号字,表格的内容可以使用5号字。如果正文使用5号字,则表格也就只能使用5号字。 (2)如果正文行距为1.5倍,或者正文行距为单倍行距但每页的行数为36-38行,则表格都需要单设段落行距。比较中规中距的是采用固定值15-17磅。 Excel的表格可以直接复制粘贴到word的文档中去,但粘贴过来的表格很难看,尤其是有合并单元格的excel表格。因此,需要进行转换操作。其步骤是: 1、复制粘贴Excel表格; 2、选定所粘贴的表格; 3、将表格转换成文本; 4、将文本转换成表格; 5、对表格进行排版修饰。 将表格转换成文本,可以去除Excel的所有符号。再将文本转换成表格之后,Excel表格就变成了标准的word的表格。再经过排版修饰之后,这样的表格特别漂亮。 但如果必须经过转换操作,则要注意:Excel不能有合并单元格的操作。必须要恢复全部单元格,再在word里面进行转换。不信的话,你尽管试试看。 5、打印装订 如果是公司内部使用的方案,打印出来简单装订即可。 但如果是向运营商或向其它单位递交的打印材料,打印装订就大有讲究了。这是面子问题,也是实力体现的一个重要因素。 打印有两种形式:黑白打印和彩色打印。黑白打印请尽可能使用激光打印机,除非你的喷墨打印机精度特别高。使用普通喷墨打印机的效果绝对是一种小家之气的表现。 彩色打印就没必要激光彩打了,这是浪费。但使用彩色打印之前,请慎重考虑:是使用普通复印纸还是使用专用打印纸?俺的意见是,难得使用一次彩色打印,就没必要心疼专用打印纸了。 最标准的装订是工程装订。如果没见过,请到建筑设计院去学习学习。他们的图纸装订技术会让你眼前一亮。如果还不懂,把材料拿到大街的装订店去问一问。 不到万不得已,不要使用透明塑料夹来装订申报材料。这只会给运营商一种敷衍了事的感觉。 如果可以的话,请不要使用那种卷边装订(即材料的左边装订处是使用那种螺旋形的装订条)。不是说这种装订不好看,而是运营商不好存放。因为使用卷边会凸一大堆,堆叠起来太占地方。运营商收到的申报材料不会只有几份。 好了。关于排版的问题,就唠唠叨叨到此。上面主要说的是Word的排版,其它如PPT的排版没有多说。因为word排版水平越高,其它的排版也跟着漂亮。 下一部分开始言归正传,具体闲扯一下如何撰写SP的业务申报方案。 这一节估计会让博客的管理人员为难:把它放到SP论坛去吧,好象实在不咋的。不放吧,万一下一章节精彩,就有尾无头了。呵呵,手是长在别人身上,键盘爱咋敲就咋敲。反正俺是闲扯。闲扯闲看。 无论如何,请SP的产品部门和技术部门能多花点时间学学排版,别让咱们这些市场人员见到流程图和技术系统文档而头大了。本身与运营商打交道已经够孙子的了,无谓回到公司也心情不爽。 转载请注明出处:SP论坛 [url=靖海]靖海的博客[/url]

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